Il modello organizzativo con cui gestiamo il processo d’acquisto dei materiali di Marketing e comunicazione è importante per fornire valore e migliorare le performance economiche, di qualità e servizio.

Le principali fasi e responsabilità nel processo di acquisto che dobbiamo gestire sono:

  • La gestione del brief per la stesura del capitolato
  • La definizione delle specifiche e capitolato
  • La strategia di fornitura fin dal momento di definizione delle specifiche tecniche e del capitolato
  • La valutazione delle offerte dei fornitori
  • La negoziazione e definizione del contratto
  • La valutazione delle prestazioni dei fornitori

A livello organizzativo, in funzione del livello di “maturità” del processo di acquisto del materiale di stampa e comunicazione e dell’importanza di fatturato possiamo trovare tipicamente 4 situazioni:

  • Il Marketing è autonomo in tutte le fasi del processo d’acquisto
  • Gli Acquisti supportano il Marketing nella fase di scelta dei fornitori, nella negoziazione e stesura del contratto
  • Marketing e Acquisti lavorano in team fin dalla prima fase del processo d’Acquisto
  • Gli Acquisti governano il processo d’acquisto in autonomia a fronte del capitolato tecnico definito dal Marketing

La scelta del modello per l’azienda è da valutare in funzione del contesto organizzativo in cui si trova, del dimensionamento (numero di risorse) delle funzioni di Marketing e Acquisti, delle competenze delle persone, dall’importanza del valore acquistato e dal settore di riferimento (Business to Consumer o Business to Business).

In funzione anche del Commitment e dall’orientamento dell’azienda possiamo trovarci in situazioni dove:

  • Il Marketing è una spesa che deve essere minimizzata
  • L’obiettivo è raggiungere il budget di spesa prevista
  • Il Marketing è un investimento da ottimizzare

Se l’obiettivo è massimizzare l’efficacia negoziale con una governance della spesa dobbiamo ipotizzare una metodologia o modello d’acquisto che si adatta al tipo di organizzazione e contesto in cui ci troviamo (competenze, tempo, obiettivi, …) e dall’importanza della categoria d’acquisto.

Esempio di modelli negoziali potrebbero essere:

    1. Per una gara di materiale POP: un team Marketing&Acquisti che prevede un early involvement negoziale degli Acquisti (dalla definizione delle Specifiche)
    2. Per l’acquisto di “Agenzie Creative: un ruolo centrale del Marketing  con un supporto negoziale degli Acquisti (nella fase negoziale e contrattuale)
    3. Per l’acquisto di “materiale standard”: un ruolo centrale degli Acquisti 
    4. Per l’acquisto di SPOT pubblicitari: un ruolo centrale ed unico del Marketing 

L’analisi del processo d’acquisto in cui si trova l’azienda (AS IS), deve determinare la aree di miglioramento e la situazione organizzativa migliore (TO BE) che permetta di raggiungere gli obiettivi prefissati.

Buona riflessione!