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Silos in azienda? Da visione focalizzata a visione periferica


Solitamente un silo di dati è una raccolta di informazioni isolate di un'organizzazione inaccessibili a tutte le parti di una gerarchia aziendale. I silos di dati creano alle aziende problemi costosi e dispendiosi in termini di tempo, ma sono relativamente semplici da risolvere.

Un silo organizzativo si crea quando i team e i dipendenti, all’interno della gerarchia organizzativa, non comunicano idee ed informazioni al personale di altri dipartimenti o funzioni. Spesso ciò deriva dalla mentalità che determinate informazioni o risorse devono essere protette e riservate.


Come posso proteggere e riservare dati/informazioni comunque, pur aprendo la possibilità di una collaborazione virtuosa in azienda?


Si parla spesso di flessibilità e, nelle logiche cliente-fornitore, emergono più facilmente quelle basate sulla supply chain, sulla velocità di innovazione e di cambiamento di rotta, sulla condivisione degli obiettivi e la riduzione dei rischi attraverso la collaborazione.


L’etimologia delle parole ci aiuta spesso a comprenderne il significato più profondo:

"Collaborare", dal latino CUM= insieme e LABORARE = praticare. Da nessuna parte emerge che collaborare significhi praticare insieme ad altri, in un campo ristretto.

Eppure solitamente in azienda, quando si parla di “collaborazione” si tende a limitare questo concetto ai rapporti tra colleghi dello stesso ufficio. In realtà, ciò che facilita la dispersione dei silos è favorire comunicazione e cooperazione anche tra uffici diversi.


Quante volte può capitare di avere bisogno di supporto o risorse da un altro reparto? Oppure, ti sei mai chiesto quante volte tu potresti essere d’aiuto agli altri?


Lavorare con altri dipartimenti non è sempre semplice. Questi potrebbero avere priorità, processi, metodologie diverse se non addirittura in contrasto con le tue. Potrebbero non essere così disponibili a condividere informazioni per te importanti, o non aver chiaro il senso di ciò che fa il tuo gruppo. Questa è la realtà dei silos aziendali.

E con queste premesse, una collaborazione risulta frustrante e infruttuosa per tutti.


Quali sono i principali segnali che dimostrano la mentalità del silo aziendale?

  • Inawareness From the Top - Quando dirigenti di livello superiore e stakeholder non sono informati di importanti iniziative che sono state stabilite da altri dipartimenti e team.

  • Le squadre sono sotto preparate - Dipartimenti che non sono preparati ad assumere compiti dimostrano che c'è un errore di comunicazione in azienda. Ad esempio, un team di sviluppo prodotto che ha trascorso mesi pianificando la vendita di un nuovo articolo e ha informato il team di marketing solo una settimana prima del suo lancio sta operando in un silo.

  • Mancanza di comunicazione bottom-up - Questo è quando i subordinati che stanno effettuando business plan non parlano direttamente ai team di gestione per informarli circa la vision, mission e prestazioni della società.

Alcuni suggerimenti per prevenire la cultura dei silos in azienda


1) Comunicare Visioni e Obiettivi Comuni

La mancanza di condivisione e di comunicazione accentua l’isolamento e non permette ai singoli collaboratori di sviluppare una logica di senso, rispetto al perchè fa quello che fa.


Quanta congruenza c’è in azienda tra la chiarezza della mission e vision aziendale rispetto a quella personale?


Se la collaborazione è alla base del superamento dei silos, la prima call to action è l’allineamento. Allineamento inteso come “mettere in linea” per evitare dispersioni di tempo, costi ed energia. Due funzioni, un unico obiettivo. La digitalizzazione “dedicata” facilita l’allineamento.

Prendiamo il caso delle due funzioni marketing e procurement: fondamentale è la Conoscenza di obiettivi e Kpi del Marketing (analisi, strategia, conoscenza del mercato, brand positioning, brand awareness, attività a sostegno del commerciale) e del Procurement (governance della spesa, cost analysis, gestione dei fornitori, saving) e, nel rispetto della loro specificità, orientare attraverso toolkit, linguaggio, visione, processo il risultato win-win, nel pieno successo aziendale.


2) Stabilire Team Multifunzionali

Con rappresentanti di diversi reparti, come marketing, assistenza clienti, ingegneria e vendite, che possono contribuire a promuovere un pensiero innovativo e semplificare, per esempio, il lancio dei prodotti.


3) Utilizzare gli Strumenti Digitali e di Comunicazione

A parte ovviamente computer, piattaforme di facilitazione per riunioni in team, ormai direi più che consolidate, realtà aumentata per la customer experience, emerge da recenti studi che, soprattutto nel marketing, c’è ancora poca attitudine all’utilizzo di piattaforma interne che facilitino lo sviluppo di processi e prodotti nella collaborazione con le diverse funzioni aziendali.


Nell’innovazione digitale e negli strumenti che facilitino tale processo, è fondamentale che i partner esterni, chiamati a sviluppare tali progetti, abbiano conoscenze e competenze specifiche che siano in grado di tenere presente sia gli obiettivi corporate che gli obiettivi di funzione. Prendendo sempre come esempio le 2 funzioni marketing e procurement digitalizzazione significa:


  • Benchmark di prezzo (consente saving significativi) costruita su listini di costi per fase di lavorazione, gestiti da un motore di calcolo dinamico (tecnologie migliori per ogni commessa)

  • Estesa end-to-end dalle specifiche del marketing fino alla consegna del materiale al magazzino

  • Moduli specifici: modulo «sostenibilità», modulo «lotto ideale»

  • Report sulla spesa con certificazione dei saving e kpi di performance

  • Business Model flessibile possibilità di utilizzare i migliori fornitori storici, unitamente a nuovi fornitori proposti dalla piattaforma

  • Creazione di un catalogo prodotti (e-catalogue).

Creare un catalogo prodotti di marketing e comunicazione digitale, ad esempio, significa creare le condizioni organizzative (competenze e strumenti) per ottimizzare la Spesa dei materiali di Marketing e Comunicazione e mantenere la governance nel tempo. Ogni fase del processo (brief, preventivo, emissione ordini, caricamento e controllo artwork, lancio in produzione, controlli avviamento stampa, qualità prodotto, spedizione, gestione logistica, consegna) viene scomposta ed analizzata, individuando le prassi migliori da rispettare per un risultato eccellente.

Il processo d’acquisto diventa interfunzionale tra Acquisti e Cliente interno che lavorano in team. Il contributo e la corresponsabilizzazione degli Acquisti e Cliente Interno su obiettivi comuni è fondamentale.


4) Incoraggiare i team a lavorare insieme

Secondo le statistiche, l'86% dei dipendenti afferma che la mancanza di collaborazione porta a fallimenti sul posto di lavoro. Le organizzazioni possono evitare questo problema promuovendo il lavoro di squadra e la comunicazione in tutti i reparti. Le competenze trasversali devono garantire sicurezza reciproca. La comunicazione necessita di un linguaggio comune condiviso che acceleri l’intesa

e azzeri la dispersione.


Come possiamo superare i silos aziendali e favorire la collaborazione?

Oltre a quanto finora condiviso suggeriamo un articolo interessante di Harvard Business Review dal titolo "La leadership che spezza i silos" in cui emerge una domanda fondamentale:

"Nella tua attività quotidiana, quali sono le relazioni a cui dai maggior priorità? "

La stessa domanda è stata posta a manager, ingegneri, venditori e consulenti di aziende di ogni parte del globo e la risposta ottenuta è stata sempre la stessa: le relazioni verticali.


Invece alla domanda: “Quali relazioni sono più importanti se vogliamo creare valore per i clienti?” la risposta cambia ed emerge che la stragrande maggioranza delle opportunità in tema di innovazione e sviluppo del business risiede nelle interfacce fra funzioni, uffici od organizzazioni.

Un modo per distruggere i silos consiste nel riprogettare la struttura organizzativa, ma è un approccio che ha i suoi limiti: è costoso, lento e genera confusione.

Peggio ancora, ogni nuova struttura risolve alcuni problemi, ma ne genera altri.


Harvard Business Review ci suggerisce 3 attività che potrebbero facilitare l’attraversamento dei confini:


1) Mediatori culturali

2) Porsi le domande giuste

3) Prendere in seria considerazione i punti di vista altrui.


Ampliare la visuale dei propri dipendenti significa allenarli a porre domande migliori, a trovarsi nella condizione di capire i punti di vista e le sfide altrui. Vedere le cose dalla prospettiva di qualcun altro (mettersi nei suoi panni) rende a sua volta più facile scoprire nuovi ambiti di conoscenza.


La Leadership che spezza i Silos_hbritalia
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Se sei interessato ad approfondire questi argomenti, in particolare dedicati al marketing procurement, contattaci direttamente o partecipa all’evento del 2 marzo organizzato da Harvard Business Review.


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